Aktive strecken Geld vor
Material, Druck, Verpflegung – Einzelne legen aus und warten oft wochenlang auf Erstattung.
Für Projekte & Organisationen
Die digitale Projektkasse für Initiativen und Organisationen.
Auslagen, Materialspenden, Veranstaltungskosten und gemeinsame Ausgaben transparent erfassen – fair aufgeteilt und nachvollziehbar dokumentiert.
Ideal für Initiativen, Stadtteilprojekte, kleine NGOs und Bürgerprojekte. Zahlungen werden nur dokumentiert, nicht ausgeführt.
Stadtteilfest 2026
5 Aktive · Projektkasse
Druckkosten Plakate
Lena
180,00 €Material Workshop
Lena
240,00 €Catering Aktiventreffen
Marko
96,00 €Raummiete Anzahlung
Sara
60,00 €
Ausgleichsvorschlag
Marko, Sara & Jonas zahlen je 120 € an Lena.
CSV-Export Aktivitäten protokolliert
Ausgangslage
Wenn die Projektkasse unübersichtlich wird
In Initiativen und Projekten zahlen viele Aktive vor, Belege wandern durch zig Hände – am Ende fehlt der saubere Überblick.
Materialspenden ohne Übersicht
Wer hat was gespendet, was wurde gekauft, was ist noch da? Niemand hat den vollen Blick.
Veranstaltungen mit vielen Posten
Raumkosten, Technik, Catering, Honorare – pro Event entstehen schnell dutzende Belege.
Fördermittel sauber dokumentieren
Geldgeber wollen wissen, wofür Mittel ausgegeben wurden – Excel-Listen reichen oft nicht aus.
Wechselnde Teams und Engagierte
Aktive kommen und gehen – ohne zentrale Kasse geht Wissen bei jedem Wechsel verloren.
Belege verstreut
Quittungen in Mails, Fotos in Chats, Originale in Schuhkartons – die Übergabe wird zur Detektivarbeit.
Lösung
Eine eigene Kasse pro Projekt
Vom kleinen Workshop bis zum mehrtägigen Stadtteilfest – alle Auslagen und Ausgaben in einer übersichtlichen Projektkasse.
- Eigene Kasse pro Projekt oder Veranstaltung
- Aktive und Engagierte als Mitglieder einladen
- Auslagen und Materialkosten mit Beleg erfassen
- Anteile fair auf das Team verteilen
- Belege als Foto oder PDF hochladen
- Salden automatisch berechnen
- Aktivitäten lückenlos protokollieren
- Kassenübersicht als CSV exportieren
Typische Posten in Projekten
Was in einer Projektkasse landet
Material & Verbrauch
Holz, Farbe, Druckkosten oder Workshop-Material – mit Beleg und Zuordnung zum Projekt.
Veranstaltungen
Raummiete, Technik, Catering und Honorare für ein Event in einer Kasse zusammengefasst.
Auslagen Einzelner
Wer für die Initiative vorstreckt, trägt die Ausgabe ein – der Saldo zeigt den offenen Betrag.
Öffentlichkeitsarbeit
Flyer, Plakate, Werbeanzeigen – einzeln erfasst und nachvollziehbar dokumentiert.
Förder- und Spendenmittel
Eingehende Mittel und Ausgaben gegenüberstellen – ideal zur Vorbereitung von Verwendungsnachweisen.
Teilprojekte
Jedes Teilprojekt erhält eine eigene Kasse – große Initiativen bleiben übersichtlich.
Workshops & Kurse
Material und Verpflegung für einzelne Workshops separat abrechnen.
Aktiventreffen
Pizza, Getränke und kleine Auslagen bei Plenum oder Klausur sauber dokumentiert.
Beispielrechnung
Material für einen Workshop
480 € Auslagen, getragen von 4 aktiven Mitgliedern – Mein Kassenwart zeigt sofort, wer was schuldet.
| Aktive:r | Anteil | Saldo |
|---|---|---|
| Lena (Projektleitung) | 120,00 € | + 360,00 € |
| Marko | 120,00 € | − 120,00 € |
| Sara | 120,00 € | − 120,00 € |
| Jonas | 120,00 € | − 120,00 € |
| Mira | 120,00 € | 0,00 € |
- + 360,00 €
Lena (Projektleitung)
Anteil 120,00 €
- − 120,00 €
Marko
Anteil 120,00 €
- − 120,00 €
Sara
Anteil 120,00 €
- − 120,00 €
Jonas
Anteil 120,00 €
- 0,00 €
Mira
Anteil 120,00 €
Wenn eine Person für das Projekt vorgestreckt hat, zeigt Mein Kassenwart automatisch, wer welchen Anteil ausgleichen muss.
Auslagen lassen sich auch flexibel verteilen – zum Beispiel, wenn einzelne Aktive nur an Teilprojekten beteiligt sind.
Funktionen für Projekte & Organisationen
Was heute geht – und was noch kommt
- Projektkasse anlegenverfügbar
- Mehrere Projekte parallelverfügbar
- Mitglieder verwaltenverfügbar
- Mehrere Zahler berücksichtigenverfügbar
- Flexible Aufteilungverfügbar
- Belege hochladenverfügbar
- Aktivitätenprotokollverfügbar
- Salden berechnenverfügbar
- CSV-Exportverfügbar
- Kategorien & Tagsverfügbar
- Förderzuordnung pro Beleggeplant
- Berichte für Geldgebergeplant
- Prüferrolle für Externegeplant
Abgrenzung
Praktische Projektkasse statt komplizierter Buchhaltung
Mein Kassenwart hilft Initiativen und Organisationen dabei, gemeinsame Ausgaben und Auslagen einfach und transparent zu dokumentieren. Die App ersetzt keine vollständige Buchhaltung, führt keine Zahlungen aus und ist keine Bank- oder Zahlungsplattform.
Mein Kassenwart hilft bei
- Projektkassen für Initiativen
- Auslagen und Materialkosten dokumentieren
- Belege an der Ausgabe
- Transparenz gegenüber Aktiven und Unterstützer:innen
- Salden und Ausgleichsdokumentation
Nicht gedacht als
- Vollständige Vereinsbuchhaltung
- Bankkonto-Integration
- Zahlungsdienstleister
- Steuerberatung oder Förderantragstellung
- Automatische Zahlungsausführung
Vertrauen
Nachvollziehbar für Aktive, Vorstand und Geldgeber
Belege bleiben an der Ausgabe
Jede Quittung ist direkt mit der Buchung verknüpft – auch Jahre später noch nachvollziehbar.
Aktivitäten werden protokolliert
Wer hat wann was geändert? Eine lückenlose Historie schafft Vertrauen im Team und gegenüber Geldgebern.
Offene Beträge sind transparent
Jede:r Aktive sieht den eigenen Saldo – keine vergessenen Auslagen mehr.
Transparenz für Unterstützer:innen
Auf Wunsch könnt ihr Kassenübersichten teilen – wichtig für Spenden- und Fördertransparenz.
Daten lassen sich exportieren
Die komplette Projektkasse als CSV – ideal für Verwendungsnachweise und Buchhaltung.
Zahlungen werden nicht ausgeführt
Mein Kassenwart ist keine Bank. Eure Überweisungen laufen weiter über euer Konto.
Startet eure digitale Projektkasse noch heute.
Legt für jedes Projekt eine eigene Kasse an, ladet Aktive ein und dokumentiert alle Ausgaben transparent.